今天是世新週的第一天,趁著中午的空檔,

與老婆一起約潔嫻出來吃飯,順便請教她如何與秘書助教相處之道。

潔嫻是老婆昔日擔任行政工作時的助教,後來也當過秘書,

除了對學校行政工作相當嫻熟之外,對我們夫妻也相當貼心。

有她提供寶貴的親身經驗,讓我對未來的工作又更具信心。

在今天的閒聊當中,她傳授給我許多實用的秘訣。

其中,最讓我印象深刻的是她提醒我日後務必要牢記的準則:

帶人一定要記得帶心。

這個道理我雖懂,可是該怎麼做才能帶人帶心呢?

她告訴我,如果要讓部屬對你盡心盡力付出,

身為主管的人就一定要先以身作則,勇於任事。

當主任的如果沒事就先開溜,遇到事情也不敢扛下責任,

那將來是不會有任何助教或秘書願意主動為你赴湯蹈火的。

所以當主管的一定要懂得體恤部屬,凡事身先士卒,

讓她們相信縱使出了問題還有主任頂著,

久而久之下屬對主管就會產生一股安全感與信任感。

其次,多點同理心,多體恤她們的感覺。

即使她們犯了錯,也不要在眾人面前數落她們的不是,

記得私下個別跟她們溝通及叮嚀,

尤其要避免在外人面前批評自己的秘書助教。

再者,一開始就要讓她們清楚知道主任的行事風格與準則,

避免讓她們莫衷一是,無所適從。

例如,主任應該讓每個秘書助教清楚各自的職掌分工,

也要明確讓每個人知道主任對她們的期待為何。

最後,要讓秘書助教知道主任是系上唯一她們該負責的窗口,

遇到任何大小問題,都可以向主任反映,

千萬不要等到小事變成大事才向主任報告,

或是要經由外人口中才知道系上出現某個問題。

當然,她也提醒我可以從閱讀過去系上的舊公文來了解系務,

日後也可以每周開放固定時段讓學生來反映問題。

零零總總還談了許多,潔嫻真是向我上了寶貴的一課。

 

 

謝旭洲 2011/4/1

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