昨天(46)當我想了解系上學生歷年通過英檢的調查結果

發現系上過去竟然未曾將這些資料予以有系統建檔存查,

雖然我仍然可以從語言中心調到相關資料,

但畢竟跨單位間的行政程序進行往往曠日廢時,

想取得一些簡單的資料參考都要耗上好幾天,非常沒有效率。

今天另一個事件又更印證了我的這個觀察。

下午在教研室外的樓梯處遇到蔡教務長,順道請教他一個問題,

為了未來系上對外招生推廣時能快速找出優先著力的高中,

我必須先了解一下系上現有學生過去高中就讀的學校,

看多數學生來自哪些高中,以便未來對外招生推廣時優先到這些學校。

教務長告訴我可以聯絡教務處註冊組,請齊組長幫忙,

我立刻撥了電話給齊組長,並說明我想了解系上學生畢業學校的意圖,

但她回覆我因礙於個人資料保護法的規定,

無法提供我系上全體學生畢業學校的資料,

除非我上簽呈給校長核可之後才行。

原本一件很簡單,很快可以處理好的事情,

現在卻只因為系上未曾將這些資料建檔存查,

搞得必須大費周章,公文往返好長一段時間。

所以就任之後,優先要建立的系上行政處理模式就是:

未來任何與招生或學生學習成效有關的資料都必須建檔存查,

以利接任的主任能快速掌握學生的背景與學習成效。

無須凡事都須得向學校調閱資料,

更何況還經常得上簽呈寫公文,太煩人了。

校方其實也應該對各系助教及秘書進行資料管理能力的訓練,

讓他們知道無論是目前就讀的學生資料,或是畢業校友的資料,

都對系上的招生與系務規劃有非常重要的參考價值。

此外,如果校方能更主動一點,體貼一點,

願意幫每位新任的系主任彙整好各系學生的相關資料,

例如學生畢業的學校,學生通過英檢的人數,或歷屆招生報考人數,

並且在接任之前主動提供給他們參考,

相信對他們要及早了解系務與做好系務規劃有極大的幫助,

更不會讓他們為了蒐集這些個別資料而疲於奔命了。

 

謝旭洲 2011/4/7

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