世新廣電家族日記簿 : : 我的工作日誌

昨天(4月6日)當我想了解系上學生歷年通過英檢的調查結果，

發現系上過去竟然未曾將這些資料予以有系統建檔存查，

雖然我仍然可以從語言中心調到相關資料，

但畢竟跨單位間的行政程序進行往往曠日廢時，

想取得一些簡單的資料參考都要耗上好幾天，非常沒有效率。

今天另一個事件又更印證了我的這個觀察。

下午在教研室外的樓梯處遇到蔡教務長，順道請教他一個問題，

為了未來系上對外招生推廣時能快速找出優先著力的高中，

我必須先了解一下系上現有學生過去高中就讀的學校，

看多數學生來自哪些高中，以便未來對外招生推廣時優先到這些學校。

教務長告訴我可以聯絡教務處註冊組，請齊組長幫忙，

我立刻撥了電話給齊組長，並說明我想了解系上學生畢業學校的意圖，

但她回覆我因礙於個人資料保護法的規定，

無法提供我系上全體學生畢業學校的資料，

除非我上簽呈給校長核可之後才行。

原本一件很簡單，很快可以處理好的事情，

現在卻只因為系上未曾將這些資料建檔存查，

搞得必須大費周章，公文往返好長一段時間。

所以就任之後，優先要建立的系上行政處理模式就是：

未來任何與招生或學生學習成效有關的資料都必須建檔存查，

以利接任的主任能快速掌握學生的背景與學習成效。

無須凡事都須得向學校調閱資料，

更何況還經常得上簽呈寫公文，太煩人了。

校方其實也應該對各系助教及秘書進行資料管理能力的訓練，

讓他們知道無論是目前就讀的學生資料，或是畢業校友的資料，

都對系上的招生與系務規劃有非常重要的參考價值。

此外，如果校方能更主動一點，體貼一點，

願意幫每位新任的系主任彙整好各系學生的相關資料，

例如學生畢業的學校，學生通過英檢的人數，或歷屆招生報考人數，

並且在接任之前主動提供給他們參考，

相信對他們要及早了解系務與做好系務規劃有極大的幫助，

更不會讓他們為了蒐集這些個別資料而疲於奔命了。

謝旭洲 2011/4/7